Encuentros de la Red esCTS – plantilla de cocina

La Red de Estudios Sociales de la Ciencia y la Tecnología (Red esCTS) realizó en 2010 su primer encuentro anual y desde entonces ha tratado de repensar los formatos y las metodologías que despliega en cada una de las conferencias que ha realizado. Hemos prestado especial atención a la elección de los lugares para nuestras reuniones, nos hemos esforzado en repensar la función del peer review, hemos dedicado un notable esfuerzo a las tareas de documentación y hemos tratado de abrirnos a iniciativas no académicas. Los distintos grupos responsables de la organización han tratado de hacer de los encuentros un espacio en el que experimentar con las metodologías que movilizamos para el intercambio de conocimiento. El presente documento trata de explicitar algunos de los protocolos que hemos elaborado poco a poco a lo largo de estos años y servir de orientación para posteriores encuentros.

Encuentros de la Red esCTS. Plantilla de cocina (PDF).

Índice

1. Coordinación del encuentro

I. Cocina del encuentro
II. Cuidado
III. Acompañamiento

2. Recetario de tareas

I. Cocina del encuentro: Anticipación, Mimo presencial.
II. Cuidado: Carereview, Apertura.
III. Acompañamiento: Acompañamiento, Glosa y documentación.

3. Calendario 

I. Reuniones de organización
II. Fechas relevantes

1. Coordinación del encuentro 

(3 personas a cargo de la coordinación general del encuentro)

La preparación del encuentro tiene un volumen de trabajo muy variable a lo largo del año. Hay tres responsabilidades básicas en la organización que hemos designado como: (i) cocina, (ii) cuidado y (iii) acompañamiento; cada una de esas responsabilidades debería ser asumida por una persona que coordina diversas tares que señalamos en la siguiente sección.

I. Cocina del encuentro (1 persona)

La cocina de encuentro se realiza en los primeros seis meses aproximadamente (desde octubre a marzo) e implica principalmente la organización de las reuniones de coordinación. La responsable ha de coordinar el calendario de reuniones y cuidar los ritmos y tiempos de las diversas acciones principales a lo largo del año, entre ella la elaboración del CFP y su publicación. Además de esa responsabilidad en los primeros meses hay toda una serie de tareas durante la celebración del encuentro (detalladas más abajo), a ellas nos referimos con el mimo del encuentro.

II. Cuidado (1 persona)

La evaluación de las comunicaciones y formatos especiales es un momento con un volumen de trabajo concentrado en el tiempo, aproximadamente durante un mes entre marzo y abril. Se trata de un proceso al que le destinamos un especial cuidado y en el cual pretendemos aceptar el máximo de comunicaciones posibles. Se destinarán dos personas a considerar cada propuesta para que redacten un pequeño informe haciendo sugerencias (bien para rehacer el resumen o de cara a la comunicación) que serán remitidas a los autores.

Una persona debería responsabilizarse de esta tarea y organizar el grupo de quienes realicen el cuidado de las propuestas. La responsable del cuidado debe coordinar el carereview y gestionar la comunicación de las aceptaciones y rechazos; es además la persona que ha de coordinar la publicación digital y distribución del llamamiento del encuentro (CFP) así como la elaboración y publicación del programa.

III. Acompañamiento (1 persona)

El responsable del acompañamiento debe ocuparse de la coordinación de la elaboración del llamamiento (CFP) y debe coordinarse con quien lo escriba o escribirlo ella misma. El acompañamiento del encuentro es una nueva propuesta de figura organizativa. Los temas elegidos en cada uno de nuestros encuentros han tratado de hacer visible asuntos que nos parecían relevantes dentro de las ciencias sociales en particular y para la academia en general. Estos han adoptado la forma de llamamientos a una reflexión general sobre las ciencias sociales que queda habitualmente explicitado en nuestros CFP, ya sea la necesidad de hacer visibles ciertas formas de conocimiento (Madrid, 2011), el llamamiento hacia una ciencia social capaz de generar esperanzas (Oviedo, 2012), una crítica hacia formas de evaluación académica que consideramos insuficientes (Barcelona, 2013) y una denuncia de la precarización progresiva de la universidad (Salamanca, 2014). Esos lemas son tratados en algunos espacios del encuentro (por ejemplo en alguna mesa redonda), pero habitualmente no tienen mayor recorrido.

Queremos explorar a través de la figura del acompañamiento la posibilidad de extender el encuentro temporalmente, a lo largo de los meses anteriores a su celebración, mediante diversas acciones que aborden su tema central. Pensamos en la posibilidad de ‘acompañar’ el encuentro mediante la organización de acciones como mesas redondas, seminarios presenciales o virtuales, series de artículos que aborden el tema propuesto, etc.

El responsable del acompañamiento debe hacerse cargo además de la glosa final donde realizamos un esfuerzo de documentación de lo acontecido en el encuentro.

2. Recetario de tareas 

(5 personas más las 3 de coordinación)

Además de las tres personas encargadas de la cocina general del encuentro son necesarias  unas cinco personas más comprometidas con algunas tareas importantes. Posiblemente esto requiere una cierta dedicación durante dos o tres días a lo largo del año (en las reuniones de anticipación, por ejemplo) y la participación en el proceso de carereview.

I. Cocina del encuentro

Anticipación (6 personas)

Coordinación de las reuniones de organización, tanto presenciales como mediante videoconferencia.
Financiación. Exploración de las posibles fuentes de financiación.
Infraestructura digital. Responsable de gestionar el taller de formación a través de la plataforma Trello y atender el correo de contacto de la Red.
Invitados. Gestiones de los invitados (viajes y alojamientos).
Material gráfico del encuentro. Responsable de la gestión del cartel y programa del encuentro.
Gestión del correo de la Red (en todo lo que no es relativo a las comunicaciones y el carereview).

Mimo presencial del encuentro (3 personas)

Cuidado de los invitados durante el encuentro.
Relación con los organizadores/as de formatos especiales.
Organización de la asamblea. Cuidado del lugar de celebración, preparación del orden del día y coordinación de la toma de actas.
Comunicación del encuentro en directo. Twiteo en directo, elaboración de imágenes y videos.

II. Cuidado

Carereview (12 personas) [querreviuguers]

Coordinación del proceso de revisión de las propuestas de comunicaciones y formatos.
Organización de una sesión de formación para la plataforma Trello.
Revisión de las propuestas de comunicaciones.
Revisión de las propuestas de talleres y formatos especiales.
Cuidado de las comunicaciones.

Apertura (4 personas)

Comunicación de aceptaciones y rechazos de las propuestas realizadas.
Coordinación de la elaboración del programa del encuentro.
Difusión del programa y el cartel del encuentro.

III. Acompañamiento

Acompañamiento

Redacción del CFP.
Acompañamiento del encuentro. Organización de sesiones previas y agitación desde el blog de la Red e infraestructuras digitales.

Glosa y documentación (3 personas)

Elaboración del informe económico del encuentro.
Gestión de la elaboración de review del encuentro para alguna publicación (EASST Review, por ejemplo, donde se han publicado reseñas anteriores).
Elaboración de crónica(s) del encuentro para publicar en el blog.
Publicación de la relatoría de la asamblea y del material audiovisual producido en el encuentro.
Documentación del encuentro: Recopilación de imágenes y videos y acta de la asamblea.

Equipo de organización

Total de personas involucradas: unas 15 personas con diferentes grados de implicación distribuidas en las diferentes tareas.
Son necesarias unas 8 personas con un mayor nivel de implicación, de ellas se requiere la asistencia a al menos 3 reuniones durante al año (2 de ellas probablemente presenciales) además de implicación a lo largo de unas 3 semanas diseminadas a lo largo del año.

3. Calendario

I. Reuniones de organización

Octubre. Primera reunión.

Propuestas para el lema y tema del encuentro.
Propuestas del encuentro.
Propuestas potenciales de formatos para el lugar de celebración del encuentro.

Noviembre. Segunda reunión

Decisiones: lema y tema, formato, lugar (si no se ha cerrado en la primera).
Discusión del diseño del acompañamiento.

Diciembre. Tercera reunión.

Presentación del CFP.
Presentación del diseño del acompañamiento
Otras reuniones posteriores que puedan ser necesarias, probablemente a realizar mediante videoconferencias.

II. Fechas relevantes

Elaboración interna del CFP. Noviembre.

Lanzamiento del CFP. Primera semana de diciembre.

Fecha límite para envío de formatos (finales de enero).
Fecha límite para envío de comunicaciones (primera segunda semana de febrero).

Publicación de aceptaciones. Mediados de marzo.

Publicación del programa. Principios de abril.

Fecha del encuentro. 1ª  semana de junio (aproximadamente).